Ako napísať úspešný projekt?
Čo rozhoduje, že medzinárodný projekt bude schválený? Ako minimalizovať počet neúspešných projektov, ktoré je potrebné napísať, aby aspoň jeden konečne „prerazil“? Akú úlohu má hodnotiteľ a prečo je potrebné networkingovať a budovať si partnerské kontakty?
V nasledujúcich riadkoch vám predstavíme skúsenosti nielen pisateľa a riešiteľa projektov Horizont a Erasmus+, ale aj pohľady hodnotiteľov z oboch grantových schém.
Kedy má projekt šancu byť úspešný?
V prvom rade si treba uvedomiť, že téma akéhokoľvek projektu musí reflektovať dlhodobé aktivity partnerov. Nedá sa napísať úspešný projekt len preto, lebo je tu výzva! Pokiaľ však máš nápad na projekt, ktorý zodpovedá tvojím skúsenostiam, vedecko-výskumným alebo vzdelávacím aktivitám a máš vhodných partnerov, tvojím prvým krokom je stiahnutie a dôkladné prečítanie si programovej príručky (v prípade programu Erasmus+) alebo Pracovného programu (Horizon Europe).
Keď si si ujasnil myšlienku projektu, je potrebné si vedieť zodpovedať nasledovné otázky:
– Prečo chcem projekt riešiť (Analýza potrieb/State of the Art)
– Čo chcem v projekte dosiahnuť (Všeobecný cieľ a špecifické ciele projektu)
– Čo bude výsledkom riešenia projektu (Výstupy projektu)
– S kým to chcem dosiahnuť (Veľkosť a zloženie partnerstva)
– Kto sú moje cieľové skupiny a ako sa o projekte a jeho výstupoch členovia týchto skupín dozvedia (Diseminácia a informovanosť)
– Ako výstupy projektu ovplyvnia cieľové skupiny (Dopad)
– Ako si overím, že som stanovené ciele dosiahol (Kvalita a evalvácia)
Návrh každého projektu by mal byť výsledkom tímovej práce. Je naozaj veľmi málo ľudí, ktorí dokážu napísať „veľký“ (rozumej projekty pre Horizont Europe alebo kooperačné partnerstvá Erasmus+) projekt skutočne sami. Navyše, dôležitou časťou pri hodnotení projektu je spôsob ako reaguje na potreby cieľových skupín a samotných zapojených organizácií a ako posúva situáciu v danej oblasti vedy, výskumu alebo inovácií. Aj z tohto dôvodu potrebuješ pri príprave projektu spoluprácu všetkých partnerov.
Ako vytvoriť správne partnerstvo?
Nevyhnutnou, aj keď nie jedinou, podmienkou úspešného projektu je dobré partnerstvo. Každý návrh projektu musí preukázať, že partnerstvo bolo vytvorené s ohľadom na ciele a zámery projektu. Okrem zvyčajnej podmienky, ktorá udáva minimálny počet partnerov a minimálny počet zapojených krajín, je potrebné, aby sa partneri v rámci konzorcia navzájom dopĺňali. Musíš dostatočne vysvetliť, že partnerstvo disponuje potrebnými zručnosťami, profilmi expertov a napríklad aj dostupnou infraštruktúrou pre realizáciu projektu. Každá partnerská inštitúcia však musí nielen priniesť konkrétnu pridanú hodnotu projektu, ale na druhej strane musí byť jasné akú konkrétnu pridanú hodnotu z účasti na projekte (nielen finančnú) každý partner získa.
Rovnako dôležité je preukázať existujúcu, najlepšie dlhoročnú, spoluprácu a spoločné skúsenosti partnerských inštitúcií. Vždy, keď je to možné, zdôrazni predchádzajúcu spoluprácu na iných projektoch, výmene expertov, konferenciách, networkingových eventoch a pod.
Nikdy nepíš projekt tak, aby vyhovoval konkrétnej skupine partnerov, ale partnerov vyberaj tak, aby zodpovedali cieľom projektu.
Na čo sa sústredí hodnotiteľ?
Nezávislí hodnotitelia sú vždy poučení, že hodnotiť môžu len to, čo je v návrhu projektu napísané a návrh sa hodnotí výlučne na základe v návrhu projektu poskytnutých informácií. Ak je niečo nedostatočne vysvetlené, hodnotiteľ nemôže uvažovať spôsobom „asi takto to bolo myslené“.
Existuje však niekoľko tipov ako si „nakloniť“ hodnotiteľov na stranu svojho projektu:
– čo najviac prispôsobiť štruktúru text projektu a používaj kratšie vety najmä v jazyku, ktorý nie je tvojím materinským,
– buď konzistentný v používaní termínov a skratiek,
– vyhni sa rozporom v rôznych častiach návrhového formuláru projektu,
– uveď konkrétne príklady, svoje tvrdenia podlož odkazmi na (ideálne vlastné) výskumy a analýzy potrieb,
– zodpovedaj všetky otázky vo formulári a dodrž ich poradie,
– doplň návrh projektu nielen povinnými ale aj ďalšími vhodnými prílohami (napr. Gantov diagram, návrh Diseminačného plánu alebo Plánu manažmentu kvality).
Aké sú hodnotiace kritériá?
Obsah jednotlivých kritérií závisí od typu programu alebo výzvy. Tieto kritériá hodnotenia sú vždy vopred definované a verejne dostupné.
V prípade programu Horizont Europe ide o nasledovné kritériá:
– Excellence (Jedinečnosť) popisuje jasnosť zámeru, vhodnú voľbu cieľov spoločne s koncepciou, ambíciou projektu a jeho inovačný potenciál.
– Impact (Dopad) má pre Research and Innovation Action (RIA) a Innovation Action (IA) najvyššiu váhu pri záverečnom hodnotení. Pri odpovediach na otázky očakávaného dopadu je potrebné vysvetliť ako návrh napĺňa dopady definované vo výzve. Veľmi častou chybou, na ktorej stroskotá drvivá väčšina častokrát kvalitných projektov je zlé zadefinovanie kľúčových indikátorov dopadu, ich kvantifikácia a dobre vysvetlená metodika ich hodnotenia.
– Quality and efficiency of the implementation (Kvalita a efektívnosť implementácie projektu) sa zameriava na údržateľnosť a účinnosť pracovného plánu vrátane vhodnosti prideľovania úloh a zdrojov. Popísať treba aj jednotlivé riadiace štruktúry a postupy a nezabudnúť na riadenia rizík a inovácií.
V prípade programu Erasmus+ tvoj návrh projektu budú kvalitatívne hodnotiť nezávislí externí hodnotitelia v krajine žiadateľa/ koordinátora, a to podľa týchto 4 hodnotiacich kritérií:
– Relevantnosť projektového návrhu s cieľmi a prioritami programu. Návrh projektu musí správne reflektovať aspoň jednu sektorovú prioritu a ideálne je, keď je v súlade aj s niektorou z horizontálnych priorít. Aj v tomto prípade sa veľká pozornosť hodnotiteľov venuje vhodnému partnerstvu. Nemalú úlohu, okrem profilu, skúseností a aktivít, zohráva aj správa príslušnosť k zvolenému sektoru.
– Kvalita projektového návrhu a jeho implementácia sa pri hodnotení opiera o prezentovanú analýzu potrieb. Bez zdôvodnenia potreby riešenia projektu nemá návrh projektu šancu byť úspešným! Analýza potrieb musí detailne identifikovať nielen celospoločenské problémy, ale aj potreby konkrétnych partnerov v projekte a v zapojených krajinách. Partneri tiež musia dostatočne konkrétne preukázať inovačný potenciál plánovaných výstupov projektu a to aj z pohľadu zapojených krajín.
– Kvalita projektového tímu a spolupráca okrem už spomenutých podmienok musí popisovať aj spôsob ako jednotliví partneri začlenia výsledky projektov do svojej bežnej činnosti.
– Dopad projektu a jeho diseminácia sú dve veci, ktoré navzájom veľmi úzko súvisia. Prostredníctvom otázok venovaných očakávanému dopadu opíš akým spôsobom aktivity a jednotlivé výstupy riešia potreby zadefinované prostredníctvom analýzy potrieb s ohľadom na rozsah projektu na miestnej, národnej a/alebo európskej úrovni a aký má dosah na zainteresované strany, cieľové skupiny ale aj napríklad na tvorcov politík. Opäť veľmi častou chybou sú zle zadefinované kľúčové indikátory dopadu, ich kvantifikácia a metodika ich hodnotenia.
Takže kedy mám šancu pripraviť úspešný projekt?
Nebudeme Ťa klamať, byť úspešným pisateľom a realizátorom projektov je vo veľkej miere vec šťastia a vytrvalosti. Napriek tomu, že programy ako Horizont či Erasmus+ si zakladajú na skutočne nezávislých hodnoteniach a spravodlivom výberovom procese, aj hodnotitelia sú len ľudia – aj keď špičkoví odborníci v tom-ktorom odbore. Preto je každé hodnotenie do istej miery subjektívne. Neschválený projekt a negatívne hodnotenie by Ťa v žiadnom prípade nemalo odradiť. Treba si komentáre hodnotiteľov pozorne prečítať a pri následnej výzve podľa nich návrh projektu vylepšiť a podať znovu. Však sa hovorí, že na jeden úspešný projektový návrh je potrebné napísať 9 neúspešných. Takže veľa trpezlivosti, raz sa to určite podarí.
